Comme le précise Sébastien Rimlinger, Avocat à la Cour au sein du cabinet Brucher, Thieltgen & Partners, « la signature électronique désigne un procédé informatique qui permet formellement d’identifier le signataire d’un document ». Réglementée depuis plus de vingt ans, cette dernière n’est pas un sujet récent au Luxembourg. Elle a toutefois connu un essor important avec la crise du Covid, chacun cherchant à limiter ses déplacements professionnels. Aujourd’hui, les professionnels ont tendance à accroître l’utilisation de cet outil.

Une option et non une obligation

Nombreux sont les documents pouvant faire l’objet d’une signature électronique. « Les sociétés peuvent par exemple l’utiliser pour signer les procès-verbaux des conseils d’administration ou pour des contrats conclus avec des tiers. Les multinationales plébiscitent particulièrement cet outil ».

La signature électronique n’est pas obligatoire et constitue avant tout une option mise à disposition de ceux qui souhaitent l’utiliser. En outre, elle ne s’applique pas à tous les documents. Les actes notariés, par exemple, sont non éligibles pour le moment.

Les différents types de signature électronique

Il existe aujourd’hui trois types de signature. La signature électronique simple constitue le premier niveau. Elle ne permet pas de s’assurer que la personne qui signe le document est bien celle qu’elle prétend être. Elle ne jouit donc pas d’un haut niveau de fiabilité en cas de litige.

Vient ensuite la signature électronique avancée, elle est liée au signataire de manière univoque. « Cette dernière est créée à l’aide de données de création de signature électronique que le signataire peut utiliser sous son contrôle exclusif. Elle certifie de l’identité du signataire via un certificat numérique personnel».

Enfin, la signature électronique qualifiée répond à des exigences techniques encore plus strictes que la signature électronique avancée. Elle nécessite la réunion de deux éléments : (1) D’une part l’identité du signataire, validée en amont par un prestataire de services de confiance qualifié et d’autre part (2) une clé de signature qui prend la forme d’un dispositif qualifié de création de signature électronique. « Nous recommandons l’utilisation de la signature qualifiée ou a minima la signature avancée. En cas de litige, la partie sera plus à même de prouver l’identité du signataire. La signature électronique qualifiée a la même valeur qu’une signature manuscrite ».

De nombreux avantages

Les atouts de cette signature sont multiples : (1) utilisée dans le cadre de contrats, elle offre un gain de temps et permet aux parties de signer à distance, (2) elle donne la possibilité de réduire les coûts y compris au niveau des transports, (3) elle a un effet bénéfique sur le respect de l’environnement et la lutte contre la déforestation car elle permet d’éviter d’imprimer les documents, enfin, (4) elle est également intéressante d’un point de vue juridique car « En Europe, la valeur du document signé électroniquement sera traitée de façon équivalente quel que soit le pays ».

Mais aussi quelques inconvénients

La signature électronique présente également quelques inconvénients, « Au contraire des grandes sociétés, les petites structures sont encore réticentes ou ignorent la possibilité d’utiliser ce type de produit. Son usage reste donc timide. Le fait qu’elle ne se rapporte pas à tous les documents en limite aussi son utilisation ».

Reposant sur un logiciel, elle implique également un budget ainsi qu’une infrastructure informatique suffisante. « Il n’est pas garanti que les PME puissent toutes se le permettre ». La maîtrise du volet technique est également requise.

Enfin, la question de l’archivage électronique implique de faire appel à une société spécialisée et présente de nombreux défis ayant trait à la confidentialité et la sécurité des documents.